Ein Formular zur Wohnsitzummeldung umfasst 23 Felder. Die durchschnittliche Verweildauer auf der Erklärseite einer Behördenwebsite beträgt 47 Sekunden. Dann ist der Bürger weg – frustriert, überfordert oder einfach nur genervt. Was passiert, wenn man dieselbe Information in 90 Sekunden visuell erzählt statt bürokratisch aufzuschreiben? Man bekommt Verständnis, Akzeptanz und weniger Rückfragen am Telefon.
Ein Erklärvideo erstellen zu lassen, ist keine Frage von Marketing-Budget oder Imagefilm-Ambitionen. Es ist eine Frage von Effizienz. Verwaltungen, die es richtig machen, sparen Ressourcen. Die anderen produzieren teure Alibi-Videos, die niemand anschaut.
Warum Erklärvideos in Behörden anders funktionieren müssen
Die Privatwirtschaft setzt auf schnelle Klicks, hohe Reichweite und Emotionalisierung. Behörden brauchen etwas anderes: Verbindlichkeit, Barrierefreiheit und juristische Präzision. Ein Video, das einen komplexen Verwaltungsakt erklärt, darf nicht nur unterhaltsam sein – es muss rechtssicher formuliert, digital barrierefrei gestaltet und nachvollziehbar strukturiert sein.
Das Problem: Die meisten Agenturen haben keine Erfahrung mit diesem Spannungsfeld. Sie liefern Design, aber keine Compliance. Sie denken in Storytelling, nicht in Verwaltungssprache. Und genau hier beginnt das Scheitern – lange bevor die erste Szene gezeichnet wird.
Der Produktionsprozess: Wo die meisten Projekte entgleisen
Erklärvideo erstellen lassen klingt simpel. Briefing schreiben, Agentur beauftragen, Video erhalten. In der Praxis ist es ein iterativer Abstimmungsprozess zwischen Fachabteilung, Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragten und oft noch der Pressestelle. Jede Instanz hat Veto-Recht, jede bringt neue Anforderungen ein.
Typischer Ablauf:
- Konzeptphase: 2–4 Wochen für Skript und Storyboard
- Feedbackschleifen: 3–6 Runden, oft mit widersprüchlichen Änderungswünschen
- Produktion: 4–8 Wochen je nach Komplexität und Stil
- Freigabe: weitere 2–4 Wochen durch interne Abstimmung
Was viele unterschätzen: Der Zeitaufwand liegt nicht in der Animation, sondern in der inhaltlichen Klärung. Wer darf was sagen? Welche Formulierung ist rechtssicher? Wie viel Vereinfachung ist zulässig, ohne falsche Erwartungen zu wecken?
Die Verwaltungen, die mit Erklärvideos scheitern, haben meist ein Problem: Sie delegieren die inhaltliche Verantwortung an die Agentur. Die kann aber keine Verwaltungsentscheidungen treffen.
Stile, Formate und die Frage nach der Zielgruppe
Ein Erklärvideo ist kein standardisiertes Produkt. Es gibt verschiedene Animationsstile, die unterschiedliche Wirkungen erzielen:
- Flat Design: reduziert, modern, gut für abstrakte Prozesse
- Whiteboard-Animation: dynamisch, edukativer Charakter
- Charakterbasiert: empathisch, geeignet für Sozialleistungen oder Bürgerberatung
- Motion Graphics: technisch, präzise, für komplexe Verfahren
Die Wahl hängt nicht vom Geschmack ab, sondern von der Kommunikationsabsicht. Will man einen Antragsprozess Schritt für Schritt durchgehen? Dann braucht es klare visuelle Marker und eine lineare Dramaturgie. Will man Hemmschwellen abbauen, etwa bei der Nutzung digitaler Services? Dann helfen menschliche Charaktere, die stellvertretend Unsicherheit zeigen und überwinden.
Viele Behörden unterschätzen die Bedeutung von Untertiteln, Audiodeskription und Gebärdenspracheinblendung. Diese sind nicht optional, sondern seit 2025 gesetzlich verpflichtend für öffentliche Stellen. Wer ein Erklärvideo erstellen lassen will, muss diese Anforderungen von Anfang an mitdenken – nicht als nachträgliche Erweiterung.
Kosten: Was ein Erklärvideo wirklich kostet
Die Preisspanne bei Erklärvideos ist enorm. Von 1.500 Euro für Baukastenlösungen bis 20.000 Euro für individuell produzierte Filme ist alles möglich. Entscheidend sind vier Faktoren:
- Länge: 60–90 Sekunden sind Standard, jede weitere Minute verteuert
- Komplexität: Anzahl der Szenen, Charaktere, Animationsdetails
- Individualisierung: eigene Illustration vs. Template-basiert
- Barrierefreiheit: Untertitel, Audiodeskription, Übersetzungen
Für Behörden liegt der realistische Korridor bei 4.000 bis 12.000 Euro pro Video – vorausgesetzt, es gibt klare Vorgaben, strukturiertes Feedback und eine funktionierende interne Abstimmung. Jede zusätzliche Feedbackschleife kostet Zeit und Geld.
Was viele vergessen: Die Produktionskosten sind nur ein Teil. Hinzu kommen Hosting, Einbindung auf der Website, eventuell Übersetzungen und die laufende Aktualisierung. Ein Video über Elterngeld, das nach einer Gesetzesänderung nicht mehr stimmt, ist wertlos.
Agenturauswahl: Worauf es wirklich ankommt
Nicht jede Videoagentur kann mit Behörden arbeiten. Wer ein Erklärvideo erstellen lassen will, sollte gezielt nach Referenzen im öffentlichen Sektor fragen. Hat die Agentur Erfahrung mit Vergaberecht? Kennt sie die Anforderungen der BITV 2.0? Kann sie mit langen Freigabeprozessen umgehen?
Wichtige Auswahlkriterien:
- Verständnis für Verwaltungssprache und deren notwendige Vereinfachung
- Erfahrung mit barrierefreier Videoproduktion
- Transparente Preisstruktur mit klaren Leistungspaketen
- Bereitschaft zu mehreren Feedbackrunden ohne explodierende Zusatzkosten
Ein oft übersehener Punkt: die Nutzungsrechte. Viele Agenturen behalten sich vor, das Video in ihrem Portfolio zu zeigen oder Musiklizenzen nur zeitlich begrenzt einzuräumen. Für Behörden, die ein Video langfristig nutzen wollen, kann das zum Problem werden.
Anwendungsbeispiele: Wo Erklärvideos echten Mehrwert schaffen
Ein gut gemachtes Erklärvideo kann die sichere Online-Antragstellung verständlich machen, ohne dass ein Bürger vorher eine 12-seitige Anleitung lesen muss. Es kann zeigen, wie die eAkte funktioniert, wie man sich für Videoberatung registriert oder warum bestimmte Dokumente in Kopie ausreichen.
Besonders wirksam sind Erklärvideos bei:
- Digitalen Verwaltungsleistungen: Erklärung neuer Portale, Authentifizierungsverfahren
- Rechtlichen Änderungen: Neue Fristen, geänderte Anspruchsvoraussetzungen
- Komplexen Prozessen: Baugenehmigung, Gewerbean- und -ummeldung
- Zielgruppenspezifischen Angeboten: Leistungen für Familien, Senioren, Unternehmen
Entscheidend ist die Einbindung ins Gesamtkonzept. Ein Video allein ändert nichts. Es braucht die richtige Platzierung auf der Website, klare Call-to-Actions und eine Verzahnung mit anderen Informationsangeboten. Wer moderne Bürgerkommunikation ernst nimmt, denkt in Kanälen, nicht in Einzelmaßnahmen.
Messbarkeit: Wann hat sich ein Erklärvideo gelohnt?
Erfolg lässt sich nicht nur an Klickzahlen messen. Für Behörden sind andere KPIs relevanter:
- Rückgang von telefonischen Rückfragen zu einem bestimmten Thema
- Steigerung der Online-Antragsquote nach Einführung eines Erklärvideos
- Verweildauer auf der Zielseite und Absprungrate
- Feedback aus Bürgerbefragungen zur Verständlichkeit
Ein Video, das diese Kennzahlen nicht verbessert, war eine Fehlinvestition. Deshalb gehört zur Produktion auch ein klares Erfolgsmonitoring. Nur so lässt sich entscheiden, ob weitere Videos sinnvoll sind oder ob andere Kommunikationsformate besser funktionieren.
Die Videoberatung als neuer Standard im Bürgerservice zeigt, dass bewegte Bilder in der Verwaltungskommunikation nicht mehr optional sind. Sie sind Teil einer digitalen Infrastruktur, die Verständlichkeit und Zugänglichkeit sicherstellt.
Rechtliche und technische Rahmenbedingungen
Wer ein Erklärvideo erstellen lassen will, muss einige rechtliche Vorgaben berücksichtigen. Die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) verlangt Untertitel, Transkripte und Audiodeskription. Datenschutzrechtlich ist relevant, ob im Video personenbezogene Daten oder Beispielfälle gezeigt werden – auch fiktive Charaktere müssen DSGVO-konform gestaltet sein.
Technisch sollten Videos in gängigen Formaten vorliegen (MP4, WebM) und responsiv eingebunden werden. Die Dateigröße muss so optimiert sein, dass auch mobile Nutzer keine langen Ladezeiten haben. Plattformen wie YouTube sind praktisch, werfen aber datenschutzrechtliche Fragen auf – viele Behörden setzen deshalb auf eigene Hosting-Lösungen.
Eine oft unterschätzte Anforderung: Aktualität. Gesetzesänderungen, neue Fristen, geänderte Zuständigkeiten – all das macht Videos schnell veraltet. Deshalb sollte man bei der Beauftragung klären, wie Updates gehandhabt werden und welche Kosten dafür anfallen.
Die Rolle interner Ressourcen
Manche Behörden überlegen, Erklärvideos intern zu produzieren. Das ist möglich, setzt aber voraus, dass entsprechende Kompetenzen und Softwarelizenzen vorhanden sind. Tools wie Vyond, Powtoon oder Adobe After Effects ermöglichen die Eigenproduktion, erfordern aber Einarbeitungszeit und gestalterisches Geschick.
Der Vorteil interner Produktion: volle Kontrolle, schnelle Anpassungen, keine Abhängigkeit von externen Dienstleistern. Der Nachteil: hoher Zeitaufwand, oft fehlende professionelle Qualität, keine externe Perspektive auf Verständlichkeit.
Eine Mischform kann sinnvoll sein: Die Agentur liefert das Grundgerüst, interne Teams übernehmen kleinere Updates oder Variationen für verschiedene Zielgruppen.
Langfristige Strategie statt Einzelmaßnahme
Ein einzelnes Erklärvideo bringt wenig. Wirkung entfaltet sich durch systematischen Einsatz: eine Video-Bibliothek zu den häufigsten Verwaltungsanliegen, eingebunden in eine durchdachte Informationsarchitektur. Studien zur Digitalisierung der Verwaltung zeigen, dass Bürger visuelle Inhalte deutlich besser verstehen als reine Textinformationen – vorausgesetzt, sie sind gut gemacht.
Wer ein Erklärvideo erstellen lassen will, sollte deshalb nicht isoliert denken, sondern in eine Content-Strategie einbetten. Welche Themen eignen sich für Videos? Wo reicht eine FAQ-Seite? Welche Formate ergänzen sich? Nur so entsteht ein kohärentes Informationsangebot, das tatsächlich genutzt wird.
FAQ
Wie lange dauert die Produktion eines Erklärvideos für Behörden?
In der Regel 8–12 Wochen von der ersten Konzeption bis zur finalen Freigabe, bei komplexen Abstimmungsprozessen auch länger.
Welche Länge sollte ein Erklärvideo haben?
Optimal sind 60–90 Sekunden. Alles darüber erfordert eine sehr straffe Dramaturgie, um die Aufmerksamkeit zu halten.
Sind Erklärvideos barrierefrei?
Sie müssen es sein. Untertitel, Transkripte und Audiodeskription sind für öffentliche Stellen gesetzlich vorgeschrieben.
Was kostet ein professionelles Erklärvideo?
Für Behörden realistisch zwischen 4.000 und 12.000 Euro, abhängig von Länge, Stil und barrierefreien Zusatzleistungen.
Kann man Erklärvideos selbst erstellen?
Ja, mit Tools wie Vyond oder Powtoon. Das setzt aber Zeit, Einarbeitung und gestalterisches Können voraus.
Wie oft sollte ein Erklärvideo aktualisiert werden?
Sobald sich Inhalte ändern – etwa durch Gesetzesnovellen oder neue Zuständigkeiten. Veraltete Videos schaden mehr, als sie nutzen.
